Externe Büroservice für den den Kundenservice

Der Kundenservice ist ein sehr wichtiger Aspekt in jedem Unternehmen und sollte keinesfalls durch mindere Beachtung wenig attraktiv und kompetent gestaltet werden. Doch fehlt einigen Unternehmen, vor allem kleinen Betrieben oder Einzelunternehmern, oftmals die Zeit, neben der eigentlichen Arbeit noch einen umfassenden und kundenorientierten Service mit Telefonauskunft, Auftragsannahme und weiteren Optionen zu bieten. Hier ist es lohnenswert, den Kundenservice in eine Art virtuelles Büro auszulagern und davon zu profitieren, dass sich kompetente Mitarbeiter rund um die Uhr um Kunden des Unternehmens, sowie deren Anliegen kümmern.

Externes Sekretariat übernimmt die Kundenbetreuung

Kunden erwarten von Dienstleistern und Unternehmen eine gute Erreichbarkeit. Dazu gehört, dass die Firma ihnen bei Fragen und Problemen beratend zur Seite steht und das am besten rund um die Uhr. Gerade kleinere Dienstleister und Handwerksbetriebe bereitet die ständige Erreichbarkeit Probleme, zum Beispiel wenn Sie für die Kundenbetreuung extra eine Verwaltungsangestellte einstellen müssten, die nur zu den üblichen Geschäftszeiten erreichbar ist, oder andere Mitarbeiter diese Aufgabe zusätzlich zu ihrem Tätigkeitsbereich erledigen müssen. In diesem Fall lohnt es sich, einen externen Büroservice zu beauftragen. Damit entlasten Sie Ihre Mitarbeiter und übergeben die Kundenbetreuung an qualifizierte Mitarbeiter.

Ein weiterer Vorteil: Der externe Büroservice arbeitet wie ein virtuelles Büro, betreut die Kunden und leitet sie gegebenenfalls an Ihre Mitarbeiter weiter. Außerdem werden nur die Kosten für erbrachte Leistungen fällig, so dass Sie weniger bezahlen als für einen internen Büroservice.

Ein virtuelles Büro ist darüber hinaus mobil erreichbar. Befinden Sie sich als Handwerker gerade auf dem Weg zu einem Kunden, erfahren Sie über das Handy, welche neuen Aufträge hereingekommen sind und informieren den Büroservice unterwegs über die freien Kapazitäten. Dadurch werden Sie flexibler, ohne Umsatzeinbußen zu haben, wenn Sie oder die entsprechenden Mitarbeiter nicht im Büro sein können. Natürlich bewahren die Mitarbeiter dieses Services Diskretion über die Ihre Kunden und Aufträge und achten sehr auf den Datenschutz. Ein solcher externer Service übernimmt Aufgaben im Bereich der Auftragsannahme, Terminvereinbarung, Rechnungs- sowie Bestellservice, der Kundenbetreuung und steht bei Fragen und Problemen seitens der Kunden zur Verfügung. Außerdem ist er auf Wunsch 7-Tage-die-Woche erreichbar.

Die Erreichbarkeit selbst bestimmen

Ob der Kundenservice nur zu den üblichen Geschäftszeiten, oder aber rund um die Uhr erreichbar sein soll, legt der Unternehmer mit seinem Auftrag an den virtuellen Büroservice fest. Es gibt unterschiedliche Optionen und man hat die Möglichkeit, telefonischen Kundenservice beispielsweise über eine Hotline Rufnummer rund um die Uhr zu ermöglichen und so gezielt auf die Wünsche der Kunden einzugehen. Auch bei Email Verkehr oder für Beschwerden, Dienstleistungen am Kunden und die Erstellung von Rechnungen, kann entweder ein rund um die Uhr Service, oder ein Service mit Erreichbarkeit zu den üblichen Geschäftszeiten gewählt werden.

Bildquelle – istock – Call center team – PIKSEL